Dopo aver appreso che il perfido Principe Giovanni ha deciso di indire un torneo di tiro con l'arco, l'astuto Robin Hood e il suo inseparabile amico Little John decidono di partecipare. L'occasione è veramente ghiotta: il vincitore del torneo, infatti, riceverà un bacio dalla bella Lady Marian. Per non farsi riconoscere, Robin Hood decide di travestirsi da cicogna, utilizzando lo pseudonimo di Gambe a Spillo, mentre Little John sceglie di interpretare la parte del nobile Duca Reginald di Whisky.
Se ci pensiamo bene, il torneo indetto dal Principe Giovanni rappresenta una gara pubblica, al quale tutti gli abitanti di Nottingham possonopartecipare. La partecipazione alla competizione, in particolare, farà sorgere in capo ai concorrenti un interesse legittimo a vincere il premio finale (clicca qui per la definizione di interesse legittimo).
A questo punto, una domanda sorge spontanea: la gara indetta, che rappresenta un procedimento amministrativo, da chi viene gestita? A quale soggetto viene affidato il compito di ricevere le candidature dei partecipanti e di curare il corretto espletamento della competizione in tutte le sue fasi?
Per rispondere a queste domande, oggi ci occuperemo dell'istituto del "Responsabile del procedimento", la cui disciplina si rinviene negli artt. 5 e 6 della Legge 241/90.
Il responsabile del procedimento, in particolare, rappresenta uno dei "protagonisti" del procedimento amministrativo, essendogli affidata l'intera gestione e guida del procedimento. Il responsabile, infatti, oltre a curare l'istruttoria e ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento, ha il compito di rappresentare la Pubblica amministrazione nei rapporti col privato, interagendo con quest'ultimo per addivenire all'adozione del provvedimento conclusivo del procedimento amministrativo.
Nella favola di Robin Hood, immaginiamo che il Principe Giovanni abbia affidato al fedele consigliere Sir Biss il ruolo di responsabile del procedimento/torneo di tiro con l'arco. In questo caso, Sir Biss dovrà porre in essere tutte le azioni necessarie affinché la gara – dal momento della sua indizione fino al momento della premiazione – si svolga in maniera corretta ed efficiente.
I molteplici compiti affidati al responsabile del procedimento sono puntualmente indicati nell'art. 6 della Legge 241/90. In primo luogo, il responsabile ha il compito di valutare "ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l'emanazione del provvedimento".
Pensiamo al caso in cui per poter partecipare al torneo sia richiesto di essere cittadini di Nottingham e residenti nella foresta di Sherwood. Sir Biss, in questo caso, in qualità di responsabile del procedimento dovrà verificare che tutti coloro che richiedono di concorrere alla gara siano in possesso di entrambi i requisiti.
Il responsabile, inoltre, "accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all'uopo necessari, e adotta ogni misura per l'adeguato e sollecito svolgimento dell'istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali".
Immaginiamo che per poter partecipare alla gara, sia richiesto ai partecipanti di presentare un'istanza di partecipazione correttamente compilata. Nel caso in cui Sir Biss si accorga che alcune parti della domanda di partecipazione non siano state correttamente compilate dal concorrente, potrà richiedere a quest'ultimo di rettificare la domanda presentata. Tale funzione riconosciuta al responsabile del procedimento è volta a consentire lamassima partecipazione di tutti gli interessati ai concorsi e alle gare di natura pubblica attraverso l'attivazione – nel caso di vizi di natura formale -del "soccorso istruttorio" da parte del responsabile del procedimento.
Un altro compito affidato al responsabile è quello di curare "le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti".
Una volta concluso il torneo, sarà Sir Biss a pubblicare i risultati della competizione e a comunicare al miglior partecipante l'avvenuta vittoria.
Il responsabile, infine, "propone l'indizione o, avendone la competenza, indice le conferenze di servizi" di cui all'art 14 della Legge 241/90 e "adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all'organo competente per l'adozione" con la precisazione che"L’organo competente per l’adozione del provvedimento finale, ove diverso dal responsabile del procedimento, non può discostarsi dalle risultanze dell’istruttoria condotta dal responsabile del procedimento se non indicandone la motivazione nel provvedimento finale".
Per comprendere appieno questa disposizione, possiamo fare il seguente esempio. Dopo aver curato il corretto espletamento del torneo, Sir Biss trasmette al Principe Giovanni tutta la documentazione utile per poter individuare il vincitore. Il Principe, in particolare, rappresenta l'organo della Pa competente ad adottare il provvedimento amministrativo con cui si dichiara il primo classificato vincitore della gara e, di conseguenza, gli si attribuisce il premio finale. Se dall'attività istruttoria espletata da Sir Biss risulta che Robin Hood (alias Gambe a Spillo) è il vincitore della competizione, il Principe Giovanni dovrà prendere atto di ciò e adottare, di conseguenza, il provvedimento finale con cui dichiara Robin Hood vincitore.
Nel caso in cui, però, il Principe decida di discostarsi dalle risultante dell'istruttoria condotta da Sir Biss, lo potrà fare ma solamente fornendo un' adeguata motivazione sul punto (ad esempio: Gambe a Spillo non risulta vincitore perché ha imbrogliato durante la gara, con la conseguenza che il secondo classificato deve essere dichiarato vincitore del torneo).
